外贸单证流程

1、客户询盘：一般在客户下正式的PurchaseOrder之前，都会有相干的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的相识；

2、报价：业务部实时答复人客查询，确订货物物品名称，型号，出产厂家，数目，交货期，付款体式格局，包装规格及柜型等，并拍发ProformaInvoice给客户做正式报价；

3、患上到定单：颠末洽谈，收到客户正式的定单确认PurchaseOrder；

4、下出产定单：患上到人客的定单确认后，给工厂下定单，安排出产规划；

5、业务审批：业务部收到定单后，起首做出业务审查核定表按“出口合约审查核定表”的项目如实填写，尽有可能将各类估计用度都列明合约审批需附上人客定单传真件，与工厂的从各处买进合约审查核定表要由业务员签名，部分司理审批，再交管理部职员审查核定后才能执行如金额较大的，或有订金和佣金等条款的，要经公司总司理审批才行合约审批之后，将PO制成销售定单，交给部分进程员跟进；

6、下达出产报信：业务部在确定交货期后，餍阁下列环境可下达出产报信,报信工厂定时出产；

6.1、如果是L/C付款的客户，凡是是在交货期前1个月确认L/C已收到，收到L/C后应业务员和单证员别离检查核对于信用证，查抄是不是存在纰缪，交货期可否保障，及其他有可能的问题，若有问题应当即宴人客改证；

6.2、如果是T/T付款的客户，要确认定金已到账；

6.3、如果是放帐客户，或路程经过过程银行D/P，D/A等体式格局收汇等，需司理确认；

7、验货

7.1、在交货期前一周，要报信公司验货员验货；

7.2、如果人客要自己或指定验货职员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日子告知规划部；

7.3、如果人客指定由第三方验货公司或公道行等验货的，要在交货期两周前与验货公司接洽，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间确定后将验货时间报信工厂；

8、制备基这篇文章件：按照PO，及工厂供给的装箱资料，制作出口合约，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）；

9、商检：如果是国度法定商检产品，在给工厂下定单时要说明商检要求，并供给出口合约，发票等商检所需资料而且要告诉工厂未来产品的出口口岸，便于工厂办理商检应在发货一周之前拿到商检换证笔据/条

10、租船订仓

10.1、如果跟人客签定的合约是FOBCHINA条款，凡是人客会指定运输代理公司或船公司应及早与货代接洽，告知发货意图，相识将要安排的出口口岸，船期等环境，Q确认工厂的交货可否早于开船期至少一周以前，以及船期可否达到人客要求的交货期应在交货期两周之前向货运公司拍发文字表达定仓报信（SHIPPINGORDER），凡是在开船一周前可拿到定仓纸；

10.2、如果是由卖方付出运脚，应及早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等经比力，选择价格优惠，信誉好，船期适合的船公司，并告诉业务员布告给人客如人客不赞成时要另选人客认可的船公司开船前两周文字表达定仓，程序同上；

10.3、如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位拿到入仓纸时，还要相识截关时间，入仓报关要求，等内部实质意义；

10.4、向运输公司定仓时，必然要传真文字表达定仓纸，注明所定船期，柜型及数目，目的港等内部实质意义，以制止差错；

11、安排拖柜

11.1、货物做好并验货通事后，委托拖车公司提柜，装柜拖车公司应选择安全可；

价格合理的公司签定和谈长期互助，以确保安全及准时要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数目，装柜地址，报关行，及装船口岸等如果有验货公司看装柜，要专门声明，不克不及晚到并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及接洽德律风等；

11.2、传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、定单号、车牌号以及司机接洽德律风；

11.3、要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货报信给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数目等，并记装箱号头和封条号头作为提货单的资料要求工厂装柜后必然要记住上封条；

12、委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给互助报关行，委托出口报关及做商检通关换单凡是要给报关留出两天时间（船截关前）委托报关时，应供给一份装柜资料，内部实质意义包括所装货物及数目，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数目，本公司的接洽上下团结德律风等；

13、获患上运输文件

13.1、最迟在开船后两天内，要将提货单补料内部实质意义传真给船运公司或货运代理补料要按找L/C或人客的要求来做，并给出正确的货物数目，以及一些特殊要求等，包括要求船公司伴同提货单出的船证明等；

13.2、监督催促船公司尽快出提货单样板及运脚帐单仔细查对于样本无误后，向船公司文字表达确认提货单内部实质意义如果提货单需人客确认的，要先传真提货单样板给人客，患上到确认后再要求船公司出正本；

13.3、实时付出运杂费，付款后报信船公司实时取患上提货单等运输文件付出运脚应做挂号；

14、准备其他文件

14.1、商业发票：L/C要求供给的文件中，对于商业发票要求最严格发票的日子要确定在开证日之后，交货期之前发票中的货物描写要与L/C上的纯粹相同，小写和大写金额都要正确无误L/C上对于发票的条款应预示出来，要预示唛头如果发票需办理对于方特大使馆认证，一般要提早20天办理；

14.2、FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需供给报关单，提货单等文件经喷鼻港转运的货物，FORMA证书凡是要到喷鼻港的中国商检公司办理加签，证明未在港对于货物进行再加工；

14.3、一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些可在发货之后不过长的时间内事后办理如果原产地证书要办理特大使馆加签，也和发票一样要提早20天办理；

14.4、装运报信：一般是要求在开船后几天之内，要报信人客发货的细节，包括船名，航班次，开船日，估计抵港日，货物及数目，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等有时候L/C要求供给送出证明，如传真陈诉书，发函底单等，注重按人客要求的时间内办理；

14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱环境要预示每箱内装的数目，每箱的毛重，净重，外箱尺寸按外箱尺寸计较出来的总体积要与标明的总体积相符要预示唛头和箱号，以便于人客查寻装箱单的重量，体积要于提货单相符；

15、交单

15.1、采用L/C收汇的，应在划定的交单时间内，备齐备部单证，并严格审单，确保没有纰缪，才交银行议付；

15.2、采用T/T收汇的，在取患上提货单后马上传真提货单给人客付款，确认遭到余款后再将提货单正本及其他文件寄给人客；

15.3、如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜拿到提货单后可当即寄正本提货单给人客；

16、业务挂号：每单出口业务在完成后要实时做挂号，包括电脑挂号及文字表达挂号，便于往后查询，统计等；

17、文件存档：所有的文件包括PO、L/C订定合约付文件必须存留一全副以备查用；

18、单证员平时应注重网络运价变更，船期，航路，等信息，为业务员报价供给帮助。